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8 PUNTOS CLAVE PARA TRIUNFAR EN EL TELETRABAJO PARA SU EMPRESA


18 marzo, 2020

En estos días, la humanidad está experimentando una situación muy delicada con el nuevo COVID-19. Es nuestra responsabilidad seguir todas las medidas preventivas colectivas e individuales. Lo más importante es aislarse en casa. Sin embargo, como empresario o emprendedor, ¿cómo se puede administrar su empresa de forma remota si eso es algo que no practicaba? Aquí puede encontrar los puntos clave para el éxito en el teletrabajo

En Foonkie Monkey En 2010, desde que creamos nuestra empresa, decidimos ser pioneros en teletrabajo. Ha sido muy positivo para todos nosotros. Además, durante todos estos años, hemos aprendido cómo optimizar los esfuerzos y obtener excelentes resultados trabajando con esta metodología. Por lo tanto, quiero compartir con ustedes los puntos clave para el éxito en el teletrabajo cuando se convierta en una empresa de de trabajo remoto.

 

  1. Comunicación clara 

    Por lo general, cuando compartimos nuevas tareas o ideas con el equipo, es posible que no signifiquen lo mismo para todas las personas. Por lo tanto, es muy importante explicar en detalle todo lo que quiera decir, principalmente si es una tarea en la que los miembros de su equipo van a trabajar. Sea minucioso e incluso redundante, y cuando termine sus explicaciones, después de eso, pídale a las personas involucradas que le expliquen lo que entendieron, de esa manera todo el equipo se mantendrá alineado desde el principio.

 
  1. Comunicación constante 

    Según las buenas prácticas (Scrum), es una buena idea tener una reunión diaria rápida (no más de 15 minutos) con los miembros de su equipo. De esa forma, todos los miembros actualizan el estado de las tareas en curso y resuelven dudas menores. Sin embargo, si hay un asunto específico que revisar con un miembro del equipo y eso no afecta a otros, es mejor hacerlo luego en una llamada separada, para que no pierda el tiempo de su equipo.

 
  • Mantenga tareas simples y de fácil seguimiento: 

    Separe las grandes tareas u objetivos en tareas más pequeñas y fáciles de entender. De esta manera, los miembros a cargo no tardarán mucho en trabajar en ello y podrán presentar los resultados de manera ágil. Utilice una buena plataforma de seguimiento o una forma de revisar el estado de cada tarea en tiempo real.

 
  • Utilice las herramientas de teleconferencia y chat adecuadas para las demandas de su empresa: 

    Cada empresa tiene diferentes requisitos para el teletrabajo, según el tamaño y la seguridad de la información. Primero, verifique qué sistemas de teleconferencia y chat son los adecuados para su empresa, dependiendo de la cantidad de personas que tenga y la frecuencia de las conferencias. Recomendamos usar Slack o inclusive Whatsapp como plataforma de chat y Google Hangouts / Google Meet for teleconferencing. Think about free tools, later on, if the company demands any premium service you can think of paid platforms or services.

 
  • Use las herramientas de seguimiento de tareas correctas: 

    Este es un aspecto muy importante de manejar. Si eres nuevo en la gestión digital de tareas y tus equipos están formados por menos de 3 personas por proyecto u objetivo, puedes trabajar con herramientas intuitivas y fáciles de usar como Trello o Asana. But if you are working on big projects, or managing big accounts or clients, my advice is to work with a DevOps Tool like Azure DevOps o Jira. Este tipo de herramientas ofrece una gran variedad de funcionalidades, y a veces no son muy intuitivas, recomendamos contratar a un especialista de DevOps, con experiencia en el manejo de este tipo de herramientas, y conocimiento en metodologías ágiles. 

Foonkie Monkey Slack

 

  • Compromiso y confianza para ambas partes: 

    Además de la metodología y las herramientas, esta forma de trabajar tiene éxito si cada miembro está totalmente comprometido, respeta las horas de trabajo y ayuda de manera proactiva a la empresa. Por otro lado, los líderes y altos ejecutivos deben confiar en la buena voluntad y el trabajo de todos los colaboradores. Puede establecer las reglas del trabajo diario, por ejemplo:

    1. Si un empleado necesita alejarse de la estación de trabajo por un período pequeño, debe actualizar su estado en la plataforma de chat.
    2. Establezca el tiempo máximo para responder mensajes, 5 minutos, por ejemplo. 
    3. Si el colaborador va a estar ausente por una situación urgente o personal, debe enviar un correo electrónico a su líder para que las reuniones se puedan programar correctamente.
 
  • Brinde la experiencia correcta para trabajar desde casa

    Dar buenas computadoras, verificar que la conexión a Internet de cada empleado sea lo suficientemente buena, y verificar que el ambiente de trabajo sea el correcto, son algunas de las medidas a tomar como una empresa seria.

 
  • Utilice la correcta gestión para la documentación: 

    Finalmente, para las compañías que manejan documentación delicada y contratos legales, existe una opción para manejar todos los documentos en la intranet de su compañía, usando una conexión VPN. Para manejar contratos y documentos legales, sugerimos usar plataformas como Signaturit o Docusign para generar documentos legalmente firmados.

Entendemos que da temor migrar al teletrabajo. Pero una vez que se acostumbre, se dará cuenta que es inteligente seguir utilizando la metodología (puede mezclar, por ejemplo, 50% de home office, 50% en el sitio), y que esto no es solo una medida temporal para tener su empresa operando durante los días del COVID-19.


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