Camilo Paez  ·  June 18, 2020 




8 Puntos Clave Para El Éxito Del Trabajo Remoto En Tu Empresa


En estos días la humanidad vive una situación muy delicada con el nuevo COVID-19. Es nuestra responsabilidad seguir todas las medidas preventivas colectivas e individuales.

En estos días la humanidad vive una situación muy delicada con el nuevo COVID-19. Es nuestra responsabilidad seguir todas las medidas preventivas colectivas e individuales. Lo más importante es aislarse en casa. Sin embargo, como empleador, ¿cómo puede administrar su empresa de forma remota si eso es algo que no practicó? Aquí puede encontrar los puntos clave para el éxito en el trabajo remoto.

Mujer en una computadora, trabajando de forma remota

En Foonkie Monkey allá por 2010, desde que creamos nuestra empresa, decidimos ser pioneros en el trabajo remoto. Ha sido muy positivo para todos nosotros. Además, durante todos estos años hemos aprendido a optimizar esfuerzos y obtener grandes resultados trabajando con esta metodología. Por eso, quiero compartir contigo las claves para tener éxito en el teletrabajo cuando te conviertes en una empresa de teletrabajo.

  1. Comunicación clara:

    Por lo general, cuando compartimos nuevas tareas o ideas con el equipo, es posible que no signifiquen lo mismo para todas las personas. Por lo tanto, es muy importante que expliques en detalle todo lo que quieras decir, principalmente si es una tarea en la que van a trabajar los miembros de tu equipo. Por favor sea minucioso e incluso redundante, y cuando termine sus explicaciones, después de eso, pida a las personas involucradas que le expliquen lo que entendieron, de esa manera todo el equipo se mantendrá alineado desde el principio.

  2. Comunicación constante:

    De acuerdo con las buenas prácticas (Scrum), es una buena idea tener una reunión diaria rápida (no más de 15 minutos) con los miembros de tu equipo. De esa forma todos los miembros actualizan el estado de las tareas en curso y resuelven dudas menores. Sin embargo, si hay un asunto específico para revisar con un miembro del equipo y eso no afecta a otros, es mejor hacerlo después en una llamada separada, para que no pierda el tiempo de su equipo.

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Ícono de chat con el texto 123 vamos

  • Mantenga tareas individuales y fáciles de rastrear:

    Separa grandes tareas u objetivos en tareas más pequeñas fáciles de entender. De esta forma los miembros a cargo, no tardarán mucho en trabajar en ello y podrán presentar resultados de forma ágil. Utiliza una buena plataforma de seguimiento o forma de revisar el estado de cada tarea en tiempo real.

  • Utilice las herramientas de teleconferencia y chat adecuadas a las demandas de su empresa:

    Cada empresa tiene diferentes requisitos para el trabajo remoto, dependiendo del tamaño y la seguridad de la información. Primero, verifique qué sistemas de teleconferencia y chat son los adecuados para su empresa según la cantidad de personas que tenga su empresa y la frecuencia de las conferencias. Recomendamos usar Slack o incluso WhatsApp como plataformas de chat y Google Hangouts / Google Meet para teleconferencias. Piensa en herramientas gratuitas, más adelante, si la empresa demanda algún servicio premium puedes pensar en plataformas o servicios de pago.

  • Utilice las herramientas de seguimiento de tareas adecuadas:

    Este es un aspecto muy importante a manejar. Si eres nuevo en la gestión digital de tareas y tus equipos están formados por menos de 3 personas por proyecto u objetivo, puedes trabajar con herramientas intuitivas y fáciles de usar como Trello o Asana. Pero si está trabajando en grandes proyectos o administrando grandes cuentas o clientes, mi consejo es trabajar con una herramienta DevOps como Azure DevOps o Jira. Este tipo de herramientas ofrece una gran variedad de funcionalidades, y en ocasiones poco intuitivas, recomendamos contratar un especialista en DevOps, con experiencia en el manejo de este tipo de herramientas, y conocimiento en metodologías ágiles.

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Pantalla principal de la aplicación Slack

  • Compromiso y confianza por ambas partes:

    Además de la metodología y las herramientas, esta forma de trabajar tiene éxito si cada integrante se compromete plenamente, respeta los horarios de trabajo y ayuda proactivamente a la empresa. Por otro lado, los líderes y altos ejecutivos deben confiar en la buena voluntad y trabajo de todos los colaboradores. Puede establecer las reglas del trabajo diario, por ejemplo:

    1. Si un empleado necesita alejarse de la estación de trabajo por un período breve, debe actualizar su estado en la plataforma de chat.
    2. Establece lapsos máximos de tiempo para contestar mensajes, 5 minutos por ejemplo.
    3. Si el colaborador va a ausentarse por una situación urgente o personal, debe enviar un correo electrónico a su líder para que las reuniones se programen correctamente.
  • Ofrezca la experiencia de oficina en casa adecuada:

    Dotar de buenas computadoras, verificar que la conexión a internet de cada empleado sea lo suficientemente buena y verificar que el ambiente de trabajo sea el adecuado, son algunas de las medidas a tomar como empresa seria.

  • Utiliza la gestión documental adecuada:

    Finalmente, para las empresas que manejan documentación delicada y contratos legales, existe la opción de manejar todos los documentos en la intranet de su empresa, utilizando una conexión VPN. Para el manejo de contratos y documentos legales, sugerimos utilizar plataformas como Signaturit o Docusign para generar documentos legalmente firmados.

Entendemos que da miedo ir a trabajar de forma remota. Pero una vez que te acostumbres, te darás cuenta de que es inteligente seguir usando la metodología (puedes mezclar, por ejemplo, 50% de oficina en casa, 50% en el sitio), y esto no es solo una medida temporal para que tu empresa operando durante los días de COVID-19.

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